Dans les coulisses de la bibliothèque : Prêts entre bibliothèques

Avec la contribution d’Alanna Scott

La bibliothèque de l’Université de l’Alberta est fière de ses vastes collections de documents imprimés et numériques, ainsi que des documents disponibles via nos partenaires NEOS. Ceux d’entre vous qui utilisent la bibliothèque trouvent généralement que nous pouvons répondre au besoin de tout type d’information universitaire : livres, revues, rapports, thèses – tout est là. Mais que se passe-t-il lorsque nous n’avons pas accès à un document spécifique au sein de notre réseau de bibliothèques NEOS ? Eh bien, nous pouvons l’obtenir pour vous dans une autre bibliothèque ! 

Le prêt entre bibliothèques (ILL) est un service de la bibliothèque que les chercheurs peuvent utiliser lorsque leurs recherches vont au-delà de ce qui peut être trouvé localement. La bibliothèque de l’Université de l’Alberta fait partie d’une communauté mondiale de bibliothèques qui partagent leur matériel entre elles, ce qui garantit que si l’accès à l’information est nécessaire, nous pouvons y accéder. Les prêts entre bibliothèques peuvent être demandés par tous les étudiants, le personnel et les professeurs, mais sont généralement utilisés par les étudiants en maîtrise et les professeurs dont les recherches nécessitent un large éventail de ressources.

J’ai collaboré avec Alanna Scott, assistante chargée des prêts entre bibliothèques, pour vous donner un aperçu des “coulisses” de ce service et des personnes qui le font fonctionner. 

Qu’est-ce qu’un ILL exactement, et quand et où pouvez-vous soumettre une demande ?

Les prêts entre bibliothèques sont des documents que la bibliothèque fait venir d’autres bibliothèques du monde entier. Il peut s’agir de scans d’articles, de prêts de livres, ainsi que des documents tels que des microfiches ou des partitions musicales. Dans des circonstances normales, vous pouvez soumettre une demande ILL lorsque vous recherchez du matériel auquel nous n’avons pas accès via les collections de l’Université d’Alberta ou de NEOS. Pendant les fermetures de COVID, les étudiants et le personnel peuvent également utiliser le formulaire de demande ILL pour demander des copies d’articles ou de chapitres de livres provenant de revues ou de livres conservés dans la collection de l’UAlberta.  Le formulaire de demande ILL se trouve sur notre site web. 

Que se passe-t-il lorsque vous soumettez une demande ? Quelle est le processus ?

Une fois que votre demande ILL est reçue, elle arrive dans une file de demandes qui est vérifiée chaque jour par les membres de l’équipe ILL. Nous vérifions chaque demande qui nous est soumise pour nous assurer qu’elle n’est pas disponible dans notre collection ou qu’elle est librement accessible en ligne. Nous essayons de nous assurer que nous disposons d’une citation aussi complète que possible, puis nous transmettons cette demande aux bibliothèques qui pourraient détenir le document. La demande passe par la liste de distribution jusqu’à ce que l’une des bibliothèques de la liste soit en mesure de nous fournir le matériel demandé. 

Habituellement, les bibliothèques nous contactent assez rapidement, mais certains documents peuvent être plus difficiles à trouver. Nous commençons toujours par vérifier les bibliothèques canadiennes, puis nous nous rendons aux États-Unis et dans d’autres pays. Une fois que nous avons reçu les documents demandés, nous envoyons un PDF par courriel ou nous préparons le livre imprimé que nous avons reçu pour qu’il puisse être emprunté.

Quelles sont les autres activités du personnel d’ILL que les gens ignorent peut-être ?

Une chose qui n’est probablement pas trop surprenante et qui ne revient pas autant, c’est que nous traitons les demandes ILL qui nous sont soumises par d’autres bibliothèques, y compris les scans d’articles et les prêts de livres. Cela inclut les demandes médicales urgentes qui nous sont soumises par les hôpitaux et les cliniques. Notre bibliothèque fait donc sa part pour partager notre matériel avec le reste du monde également.  

L’équipe du ILL est également chargée d’inscrire les étudiants et le personnel aux services à distance afin que les livres puissent être envoyés par la poste à ceux qui terminent leurs études tout en vivant ailleurs au Canada. 

Nous sommes également votre équipe chargée des matériels de cours – nous veillons à ce que toutes les listes de lecture soient en place, que tout le matériel soit disponible pour les étudiants et, lorsque le campus est ouvert, nous sommes l’équipe chargée de placer les livres dans les salles de matériel de cours des différents endroits. 

Quelles sont les bibliothèques intéressantes dont proviennent les ILL ?

Si vous recevez un article qui a été fourni sous forme imprimée plutôt qu’en PDF, nous l’avons probablement reçu d’une bibliothèque allemande ou de la British Library. Ces bibliothèques ne peuvent fournir que des documents imprimés, en raison des restrictions en matière de droits d’auteur, mais elles possèdent également de grandes collections qui sont parfois le seul endroit où nous pouvons trouver du matériel – en particulier les actes de conférences. Nous recevons également des documents de la National Diet Library of Japan, de Harvard, de Yale et de diverses bibliothèques d’Australie, de Nouvelle-Zélande et d’Italie. 

Parfois, les meilleures histoires sur la recherche d’un objet sont celles qui se passent près de chez soi. Une fois, nous étions à la recherche d’une publication très spécifique et nous avons fini par téléphoner une petite église des Territoires du Nord-Ouest pour savoir de quoi il s’agissait. Ils avaient en fait un exemplaire de la publication et ont pu nous le prêter ! Nous allons donc chercher partout.  

Comment le personnel d’ILL travaille-t-il et comment se débrouille-t-il pendant la pandémie ? 

Nous travaillons à distance pendant la pandémie, ce qui change une partie de notre travail, mais une grande partie reste la même. Nous continuons à recevoir des demandes, à les mettre en contact avec des prêteurs potentiels et à les envoyer. Le plus grand changement est que, comme nous ne sommes pas sur le campus, nous ne pouvons pas traiter les documents imprimés que nous recevons, alors l’équipe sur le campus s’en occupe. 

L’un des plus grands défis de la pandémie est que de nombreuses bibliothèques dans le monde sont encore partiellement ou totalement fermées, ce qui peut rendre difficile l’approvisionnement de documents, en particulier le prêt de livres. La disponibilité de certains documents est en constante évolution.

Avez-vous des conseils à donner aux membres de la communauté qui attendent du matériel de ILL ?  

La plupart des demandes sont traitées rapidement par notre système, mais les demandes particulièrement délicates peuvent parfois prendre beaucoup de temps car nous demandons parfois à des dizaines de bibliothèques internationales si elles seront en mesure de fournir. Si vous attendez votre livre ou votre article depuis longtemps, vous pouvez toujours nous contacter via votre demande dans votre compte ILL ou par courriel ill@ualberta.ca et nous pouvons vous tenir au courant de l’état de la demande. Soyez assuré que nous travaillons sans relâche sur toutes vos demandes. Parfois, nous sommes juste à la merci d’autres bibliothèques et de la poste internationale. 

Et voilà, les prêts entre bibliothèques constituent une équipe formidable et souvent invisible de personnes qui s’efforcent de faciliter la recherche et l’apprentissage pour la communauté de l’Université de l’Alberta.

Nous remercions CJ de Jong et Karen Hallett. 

La version originale de ce texte peut ce lire ICI

Traduit par Linda G.