May 2020

Puisque la majorité des étudiants et du personnel on été conseillés de travailler et d’étudier depuis leur domicile, c’est ainsi que notre archiviste soutient l’apprentissage en ligne…

En tant qu’introvertie sociale, Anna a pleinement adopté le travail à domicile. Tant qu’elle a son mari, son fils et deux chiens à proximité, elle est satisfaite, heureuse et incroyablement productive ! Bien sûr, Anna ne peut pas vraiment traiter des documents, créer des inventaires ou acquérir physiquement de nouveaux documents, mais elle peut faire beaucoup de choses. Alors, que peuvent faire les archivistes depuis leur domicile ? Voici une liste des cinq principaux domaines sur lesquels travaille actuellement le personnel des archives de l’Université de l’Alberta (UAA)…

1. La formation PARIS – Ça sonne exotique et excitant, n’est-ce pas ? L’initiative PARIS comprend le Bureau de l’information et de la protection de la vie privée, les Archives de l’Université, le Bureau des archives de l’Université et le Bureau principal de la sécurité de l’information. Dans le cadre de PARIS, ces bureaux travaillent ensemble pour fournir une formation et une approche intégrée de la gestion des informations et des dossiers universitaires. Avant la pandémie, une formation était proposée au personnel dans une salle de classe. Aujourd’hui, elle est dispensée dans un environnement en ligne. 

2. Saisir les dossiers COVID-19 – L’UAA est le dépôt officiel des dossiers de valeur permanente de l’Université de l’Alberta. En tant que dépositaire institutionnel des archives, nous avons “rencontré” et conseillé diverses facultés et départements sur la meilleure façon de capturer et de préserver les archives institutionnelles des interventions COVID-19. 

3. Indexer et rendre disponibles les images scannées – L’UAA possède plus de 30 000 images d’archives scannées qui languissent sur des disques internes partagés. Avec l’aide de nos étudiants de la collaboration SLIS, nous utilisons ce temps pour indexer et attribuer des métadonnées à ces images, puis les rendre disponibles au public pour la recherche. Nos photos les plus demandées sont en fait en train d’être mises en ligne maintenant, grâce à certaines personnes des Initiatives numériques. Merci DI !

4. Nettoyage de Discover Archives – Le site Discover Archives de l’université est l’application qui permet aux chercheurs de rechercher des documents et des collections d’archives conservés à l’UAA, dans les collections spéciales Bruce Peel et dans les bibliothèques universitaires. Le personnel de l’UAA nettoie nos dossiers descriptifs, supprime les entrées en double, nettoie les instruments de recherche et ajoute de nouvelles informations biographiques pour les créateurs de divers fonds. 

5. Fournir des services de recherche/référence – Bien que la UAA soit fermée aux chercheurs depuis le 16 mars, le personnel continue de répondre aux questions de référence que nous recevons par courriel et par téléphone. Bien que le fait de ne pas avoir accès à nos fonds physiques constitue un défi pour répondre à certaines questions, nous avons la chance de travailler à un moment où un grand nombre de nos instruments de recherche et certains contenus d’archives sont disponibles sous forme numérique. Nous sommes particulièrement enthousiasmés par une demande que nous avons reçue pour nous aider à trouver le contenu d’un documentaire en cours de réalisation.

Bien sûr, ce n’est qu’un échantillon du travail que le personnel de l’UAA continue d’accomplir. Nous avons également effectué des contrôles réguliers des installations et de nos exploitations (individuellement bien sûr !), examiné les processus et procédures internes et, bien sûr, nous nous sommes rencontrés virtuellement pour garder le moral !

Avez-vous besoin d’aide pour vos recherches dans les archives ? Envoyez-nous un courriel à archives@ualberta.ca !

Texte traduit de l’anglais par Linda G.